Das Hinweisgeber-Meldeportal

Um Fehlverhalten rechtzeitig zu erkennen, bedarf es der Aufmerksamkeit aller. Wir möchten unsere Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner*innen und auch Dritte daher ausdrücklich motivieren, Meldungen an uns vorzunehmen, selbst wenn sich eine Meldung im Nachhinein als unbegründet herausstellen sollte.

Bedenken Sie, dass Informationen für Personen die ebenfalls in den Sachverhalt eingebunden sind, Konsequenzen haben können. Daher bitten wir Sie, uns nur solche Informationen zur Verfügung zu stellen, die nach bestem Wissen und Gewissen gemacht werden können.

Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgeber- Meldeportal nicht für allgemeine Beschwerden zur Verfügung steht (z.B lange Wartezeiten)! Für allgemeine Beschwerden ist ein Beschwerdemanagement eingerichtet. Dieses erreichen Sie über die Serviceseiten der jeweiligen Standorte unter dem Thema: Lob und Kritik. Vielen Dank!

Um eine Meldung zu tätigen stehen in den Mühlenkreiskliniken verschiedene Meldewege offen:

• Elektronisch über dieses Hinweisgeber- Meldeportal. Hier können Hinweise rund um die Uhr abgegeben werden, auf Wunsch anonym!
• Telefonisch zu den üblichen Geschäftszeiten (Tel. +49 800 3800 999, Mo.-Fr.: 9:00-17:00 Uhr)

Meldungen über das Hinweisgeber- Meldeportal können von jedem internetfähigen Gerät (z.B Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone) vorgenommen werden.

Der elektronische Meldeprozess umfasst die folgenden 5 Schritte:

1. Klicken sie auf den Button „Hinweis geben“.
2. Bitte beantworten Sie die nacheinander vorformulierten Fragen. Sie können vor Abgabe der Meldung entscheiden, ob Sie ihre Kontaktdaten angeben oder anonym bleiben wollen.
3. Im Freitextfeld werden Sie angehalten den Vorfall so genau wie möglich zu schildern. Zusätzlich können Dateien und Fotos hochgeladen werden.
4. Über den „Zurück“-Button können Sie Ihre Angaben jederzeit korrigieren.
5. Nach Absenden des Hinweises werden Sie aufgefordert, eine 4-stellige PIN einzugeben. Später wird vom System noch ein 16-stelliger Zugangs-Code erstellt.

Wichtig!

Merken Sie sich bitte beides gut! Sie brauchen PIN und Code um sich erneut einloggen zu können.

Bitte schreiben Sie uns alles, was für die Aufklärung des Vorfalls wichtig sein könnte! Für die Bearbeitung Ihrer Meldung ist es wichtig, die Angaben so konkret wie möglich zu formulieren. Dafür sollten alle relevanten W-Fragen beantwortet werden:

Wer? – Wer ist betroffen?

Was? –Was ist passiert?

Wann? – Wann fand der Vorfall statt?

Wo? – Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Wie? – Wie konnte der Vorfall passieren?

Wichtig: Wünschen Sie als Hinweisgeber absolute Anonymität ist darauf zu achten, dass der Freitext und die Anlagen keine direkten Rückschlüsse auf Sie als Person zulässt.

Um Informationen zum Bearbeitungsstand zu erhalten loggen Sie sich bitte unbedingt erneut mit Ihrem persönlichen PIN und Code in das Hinweisgeber- Meldeportal ein!

Dort sehen Sie Ihren Hinweis und haben Zugang zu einem Chat.

Meldende bekommen über das Portal innerhalb von 7 Tagen die Bestätigung über den Eingang des Hinweises. Über den Chat können Sie mit der internen Meldestelle auch anonym im Austausch stehen und erhalten Informationen zum Stand der Bearbeitung Ihres Hinweises. Dort können Sie auch auf eventuelle Rückfragen der internen Meldestelle antworten.

Eingehende Hinweise werden sodann von der internen Meldestelle auf die Stichhaltigkeit der Meldung überprüft. Eine finale Rückmeldung zu dem gemeldeten Hinweis erfolgt an den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten. Die Mitteilung erfasst die geplanten, sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen.

Die Anonymität ist durch das System gewährleistet. Der Service der Webpage wird von einem externen Dienstleister, der LegalTegrity GmbH, Platz der Einheit 2, 60327 Frankfurt am Main, erbracht.

Im Hinweisgeber- Meldeportal wird die Anonymität wie folgt gewährleistet:

• Es sind keine persönlichen Daten erforderlich: Die Hinweisgebenden müssen keine Daten angeben, die Rückschlüsse auf ihre Identität zulassen.
• PIN und Meldenummer lassen ebenfalls keinerlei Rückschluss auf die Identität zu.
• Die Eingaben bei Meldungen auf der Website sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Mühlenkreiskliniken haben keinen Zugriff auf diese Website.
• Beim Hochladen von Dateien werden alle Metadaten sofort gelöscht, sodass keine Rückverfolgung über IP-Adressen oder Standortinformationen möglich ist.
• Die einzelnen Hinweise sind so verschlüsselt, dass nur die interne Meldestelle Zugriff hat.

Für weitere Informationen zu LegalTegrity können Sie sich gerne auf www.legaltegrity.com informieren.

Jedem Hinweis wird sorgfältig nachgegangen. Es sind daher bei einer anonymen Meldung unbedingt umfassende Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt zur Verfügung zu stellen, da die interne Meldestelle den Hinweisgeber für Rückfragen nicht direkt, sondern nur anonym über das Hinweisgeber-System kontaktieren kann.

Wir weisen ebenfalls darauf hin, dass für jede bewusste Falschmeldung von Hinweisen, die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche veranlasst werden kann.

Bitte beachten Sie, dass zur Vermeidung von Interessenkonflikten Meldungen, die vermeintliche Verstöße des Vorstands, der Geschäftsführung oder der Abteilung Recht und Revision der Mühlenkreiskliniken betreffen, an die Kanzlei Diekmeyer Wagenknecht Nordmeyer Rechtsanwälte Partnerschaft mbB, Niederwall 43, 33602 Bielefeld ausgelagert werden.

Hinweise senden Sie bitte an cmr@diekmeyer.de .

Weiterhin steht gem. §§19-24 HinSchG die Kontaktierung externer Meldestellen offen.

Dies ist iSd §§19-24 HinSchG zur richten an:

• Externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz
• Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
• Meldesystem des Bundeskartellamts.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet Unternehmen mit mindestens 1.000 Beschäftigten, in ihren Lieferketten und dem eigenen Geschäftsbereich menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten.

Gemäß § 8 des LkSG muss ein Beschwerdeverfahren eingerichtet werden, das internen und externen Personen ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen.

Menschenrechtliche Risiken im Sinne des LkSG sind beispielsweise: Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Sklaverei, Missachtung des Arbeitsschutzes und arbeitsbedingter Gesundheitsgefahren, Missachtung der Koalitionsfreiheit, Ungleichbehandlung, Vorenthalten angemessener Löhne, Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlage durch Umweltverunreinigungen, Widerrechtliche Verletzung von Landrechten, Einsatz privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte unter Missachtung der Menschenrechte, Sonstiges Verhalten das geschützte Rechtspositionen schwerwiegend beeinträchtigt.

Umweltbezogene Risiken im Sinne des LkSG sind beispielsweise: Missachtung der Verbote zum Schutz der Umwelt (Minamata-Übereinkommen, Stockholmer Übereinkommen, POPs- Übereinkommen, Basler Übereinkommen).

Den aktuellen Gesetzestext können Sie beispielsweise hier abrufen:

LkSG - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis (gesetze-im-internet.de).